Passez en revue la liste ci-après pour déterminer si votre organisation nécessite un système de gestion des ressources numériques pour les centaines ou les milliers d’images, de documents et de fichiers audio et vidéo qu’elle possède.
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- Actuellement, aucune convention d’affectation homogène de noms de fichiers n’a été mise en œuvre et la disposition des dossiers de ressources n’est pas structurée. Est-ce votre cas ?
- Perdez-vous un temps précieux à chercher des ressources ?
- Vous est-il parfois plus facile de recréer un document plutôt que de le rechercher parmi vos anciens fichiers ?
- Finissez-vous souvent par acheter de nouveau des ressources que votre entreprise possède pourtant déjà ?
- Les équipes internes ou les partenaires utilisent-ils des fichiers non validés ?
- Existe-t-il plusieurs versions « définitives » d’un document et personne ne sait dire où est conservée la version la plus récente ?
- Utilisez-vous des applications de création et de production et aimeriez-vous pouvoir transposer des données d’un système à un autre ?
- Effectuez-vous des tâches répétitives, telles que redimensionner, renommer et convertir des fichiers ?
- Est-il vrai que vos collègues n’arrivent pas à trouver les ressources dont ils ont besoin et s’adressent désormais systématiquement à vous pour que vous les aidiez ?
- Les restrictions de taille des courriers électroniques vous empêchent-elles de partager certains fichiers numériques ?
- Le partage entre collègues de fichiers volumineux nécessite-t-il un processus en plusieurs étapes, long et fastidieux ?
- Vos collaborateurs ont-ils besoin d’accéder facilement aux fichiers numériques (images, vidéos et autres documents) ?
- Pensez-vous que votre site Internet et vos documents de marketing ne reflètent pas une image homogène de votre marque ?
- Avez-vous besoin de protéger facilement votre travail en appliquant sur vos documents des filigranes ou autre type de tatouage numérique ?
- Est-il vrai que vous ne disposez d’aucun emplacement sécurisé pour conserver et partager vos fichiers ?
- Devez-vous assurer la protection de vastes collections d’images et d’autres types de fichiers qui constituent des archives à conserver indéfiniment ?
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| SCORE | AVEZ-VOUS BESOIN D’UN SYSTÈME DE GESTION DES RESSOURCES NUMÉRIQUES ? |
| 0-4 | Peut-être. Vos besoins sont simples et vous disposez d’un processus en place. Toutefois, il serait bon de vous interroger sur les conséquences négatives pour votre entreprise des éléments que vous avez cochés. Vous possédez peut-être déjà un emplacement centralisé pour stocker vos fichiers, mais un système vous permettant de distribuer facilement vos ressources numériques pourrait vous être très utile. Un système de gestion des ressources numériques pourrait vous aider à optimiser votre processus de travail. |
| 5-9 | Oui. Des problèmes sérieux nuisent à l’efficacité et à la productivité de votre organisation. Un système de gestion des ressources numériques vous aidera à organiser et à archiver vos contenus numériques, tels qu’images, textes, fichiers créatifs, et clips audio et vidéo. En outre, votre entreprise disposera d’un système simple permettant à tous de rechercher et de partager ces ressources. |
| 10 ou plus | Sans aucun doute. Votre organisation ne peut pas se passer d’un système de gestion des ressources numériques. En mettant en œuvre un tel système, votre organisation gagnera beaucoup en termes de temps de réalisation des tâches, d’efficacité et de simplification de ses processus de travail. |
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